DIAGRAMA DE FLUJO

 

DIAGRAMA DE FLUJO 

Un Diagrama de Flujo muestra gráficamente los pasos o procesos a seguir para alcanzar la solución de un problema. Su correcta construcción es sumamente importante, es una herramienta que nos permite representar en forma gráfica los procesos de una empresa y observar las actividades en conjunto, sus relaciones y cualquier incompatibilidad, cuello de botella o fuente de posibles ineficiencias. 

Además de mostrar la secuencia con que suceden las actividades, contiene un grado mayor de detalle que permite considerar diferentes tipos de actividad y alteraciones en la secuencia, que pueden ser ocasionadas por revisiones o por la ocurrencia de alguna disyuntiva no previsible.

 Permite observar de manera general lo que sucede en un proceso. El objetivo es lograr un diagrama con la información mínima para entender el comportamiento del proceso y poder realizar juicios sobre:

La eficiencia del flujo. 

La justificación de realizar cada una de las actividades.

 La posibilidad de modificar o eliminar algunas actividades o partes completas del diagrama.

 La existencia de reprocesos innecesarios.

 La existencia de autorizaciones innecesarias. 

El Diagrama de Flujo es una buena herramienta para acercarse al proceso y poder planear adecuadamente las etapas posteriores de análisis con mayor detalle. Es muy conveniente usarlo como primer paso durante el diseño de un proceso nuevo o cuando se analizan modificaciones tendientes al mejoramiento.

 PROCEDIMIENTO

 1. Determine cuáles son las entradas y salidas del proceso.

 2. Establezca cual es la primera actividad que se realiza y vaya describiendo, con la simbología estándar, cuáles son las actividades y el flujo del proceso. 

OBSERVACIONES 

 Si lo considera conveniente, puede escribir las entradas y salidas del proceso y ligarlas con las actividades.

  Recuerde que el punto anterior le proporciona una manera de verificar si todo está completo. 

 Es importante respetar el orden en que se realizan las actividades y no poner en un mismo nivel, acciones que se realizan una después de la otra. 

 En este diagrama se utilizan todos los símbolos. 

 En algunos casos, principalmente cuando se trata de diseñar un proceso, conviene probar la estrategia de comenzar el diagrama desde el final, para terminarlo en el principio.

VENTAJAS 

 Proporciona una panorámica del proceso.

 Muestra el flujo del proceso, en el que se incluyen las alteraciones de la secuencia.

  Es una excelente herramienta para entender cómo funciona el proceso. 

 Permite analizar y probar mejoras, diseñar partes completamente nuevas y prever

  los efectos que un cambio puede tener en otras partes del proceso.

  La especificación del tipo de actividad, permite identificar cuáles son: no requeridas,

  ineficientes o redundantes. 

SÍMBOLOS UTILIZADOS EN LOS DIAGRAMAS DE FLUJO.

 Este se utiliza para representar el inicio o el fin de un proceso. 

Este se utiliza para un proceso determinado, es el que se utiliza comúnmente para representar una instrucción, o cualquier tipo de operación que origine un cambio de valor. 

DECISIÓN: (Rombo). Permite alterar la secuencia de un proceso de acuerdo a una pregunta que se escribe dentro del rombo. El flujo toma uno de dos caminos, si la respuesta es afirmativa o negativa. La continuación natural del flujo debe corresponder a la respuesta afirmativa y para ello hay que elaborar la pregunta de la manera que convenga.

 DIRECCIÓN DE FLUJO: (Flecha). Se utiliza para conectar dos símbolos secuenciales e indicar la dirección del flujo del proceso. 

CONECTOR: 

(Círculo Pequeño con Flecha). Se escribe una letra en su interior y sirve para conectar dos símbolos que están en secuencia y en la misma hoja del diagrama, paro unirlos implica cruzar líneas o deteriorar la estética. Siempre son parejas y en ambos debe aparecer la misma letra.

 DOCUMENTACIÓN: (Rectángulo con Fondo Curvo). Se utiliza para indicar que la salida de una actividad es información en papel. Puede tratarse de un informe, una carta o un listado de computadora.